Tietosuoja & rekisteriseloste
Katehuolto Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterin rekisterinpitäjä on Katehuolto OY (0478019-8)
Rekisterin ylläpitäjä sekä tietosuojavastaava: Arto Korventausta
Katehuolto Oy
Osoite: Tuomaalankatu 8, 33580 Tampere
Puhelin: 03 – 3635 233
Sähköposti: arto.korventausta@katehuolto.fi
2. Rekisterin nimi
Rekisterin nimi on Katehuolto Oy:n asiakasrekisteri.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen, lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.
Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
4. Käsittelyn oikeusperusteet
Yhtiö suojaa rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojen käsittelytapaa.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:
rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
– käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
– käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
5. Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
– Henkilön perustiedot ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön asema tai tehtävänimike ko. yrityksessä tai organisaatiossa; henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
– Tiedot rekisteröidyn ja Yhtiön välisestä sopimuksesta, tuote- ja tilaustiedot ja asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn ja Yhtiön väliset yhteydenotot ja reklamaatiot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään. esimerkiksi tarjouksen tekemisen, asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakkuuden aikana, markkinoinnin yhteydessä tai verkkosivujen lomakkeen kautta.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.
Markkinointitarkoituksiin henkilötietoja kerätään maksullisia markkinointirekistereitä tarjoavilta yrityksiltä.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateeltaan puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.
Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä viisi vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
Potentiaalisten asiakkaiden markkinointirekisteriä säilytetään 36 kuukauden ajan. Rekisteriin tallennettavat tiedot:
– Yrityksen nimi
– Yrityksen osoite
– Yhteyshenkilön nimi
– Mahdollinen sähköposti
– Mahdollinen puhelinnumero
Ostettujen rekistereiden osalta noudatamme sopimusehtojen mukaista säilytysaikaa.
8. Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset
Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille ja / tai alihankkijoille. Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
Teemme yhteistyötä kolmansien osapuolien kanssa mahdollistaaksemme yrityksen liiketoiminnan, lakisääteisten velvollisuuksien hoitamisen, palvelun ja tuotteiden kehittämisen, kohdennetun markkinoinnin, asiakaspalvelun ja asiakasviestinnän. Rekisteröidyn (Yritys ja luonnollinen henkilö) tietoja luovutetaan vain siinä määrin, mikä on tarpeellista kolmannen osapuolen palvelun toteutumiselle. Mm:
Päätietokanta sijaitsee:
– Toiminnanohjausjärjestelmätoimittaja
Muut kumppanit:
– Tavarantoimijat ja logistiikkayhtiöt
– Aliurakoitsijat
– E-laskutusoperaattorit
– sekä mahdollisten muiden toimijoiden kanssa toimintamme kehittämiseksi. Esim. asiakastyytyväisyys- ja markkinakartoitukset.
– Saatamme myös käyttää rekisteröidyn verkkokäyttäytymiseen liittyviä kohdennettua markkinointia evästeiden tai vastaavien tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esim. IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite ja istunnon kesto. Rekisteröity voi hyväksyä, kieltää tai poistaa evästeiden käytön.
Emme koskaan myy rekistereitämme toisten yritysten markkinointitarkoituksiin.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.
Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
• oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään,
• oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot:
(i) käsittelyn tarkoitukset;
(ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät;
(iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa;
(iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit;
(v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä;
(vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle;
(vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;
• oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
• oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);
• oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että
• (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten;
• (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
• oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos
• (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
• (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
• (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);
• oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.